Zarządzenie Kanclerza nr 50/2012 z dn. 14.11.2012 r. w spr.: zmian w Instrukcji Kancelrayjnej PWSIiP

ZARZĄDZENIE  Nr 50/12
Kanclerza Państwowej Wyższej Szkoły Informatyki i Przedsiebiorczości w Łomży
z dnia 14 listopada 2012 r.

w sprawie: zmian w Instrukcji Kancelaryjnej  PWSIiP w Łomży   

Na podstawie§  74 ust. 2 pkt.30 Regulaminu Organizacyjnego  PWSIiP w Łomży

zarządzam, co następuje:

§1
W Instrukcji Kancelaryjnej dla PWSIiP w Łomży stanowiącej załącznik do Zarządzenia nr 40/2007   Rektora Państwowej Wyższej Szkoły Informatyki i Przedsiębiorczości w Łomży z dnia 12.11.2007 r. wprowadza się następujące zmiany (zmiana treści napisana kursywą z podkreśleniem):
1) § 6 ust 1 otrzymuje następujące brzmienie:
Kancelaria Ogólna rozdziela wpływy na poszczególne komórki organizacyjne i  przekazuje je kierownikom jednostek organizacyjnych lub osobom upoważnionym zgodnie z przyjętymi w uczelni zasadami  bez zwłoki. Korespondencję zarejestrowaną przekazuje się za pokwitowaniem, pozostałą bez pokwitowania.
2) § 7 ust 1 otrzymuje następujące brzmienie:
Korespondencja z Kancelarii Ogólnej przekazywana jest do akceptacji Kanclerzowi. Po przejrzeniu wpływów i ich rozdziału na komórki organizacyjne, korespondencję z Kancelarii Ogólnej odbiera  Biuro Rektora a w pozostałych jednostkach organizacyjnych odbiera kierownik danej jednostki lub osoba upoważniona przez kierownika jednostki organizacyjnej.
3) § 8 ust 3 otrzymuje następujące brzmienie:
Stałą cechą rozpoznawczą wszystkich pism dotyczących danej sprawy jest znak sprawy, który składa się z następujących członów:
a) symbolu jednostki organizacyjnej,
b) symbolu klasyfikacyjnego wg rzeczowego wykazu akt,
c) numeru kolejnego jaki nadano sprawie wg spisu spraw,
d) dwóch ostatnich cyfr z roku kalendarzowego,
e) inicjały referenta  (pierwsze litery imienia i nazwiska referenta sprawy).
Poszczególne elementy znaku sprawy, oddziela się kropką w następujący sposób: PDn. 0332.5.12.SM
np.: PDn.0332.5.12.SM - taki znak sprawy oznacza sprawę prowadzoną przez Dział Spraw Studenckich, dotyczącą opracowań statystycznych, zarejestrowaną w spisie spraw jako 5 w 2012 r, sporządzoną przez referenta SM (pierwsze litery imienia i nazwiska referenta sprawy).
4) § 11  otrzymuje następujące brzmienie:
Dodaje się ust 8  parafa referenta i data sporządzenia pisma-  na kopii (z lewej strony pod treścią pisma),
Dodaje się ust   9   
W razie potrzeby pismo i kopia powinna również zawierać dalsze następujące określenia:
a) pod treścią załatwienia z lewej strony arkusza liczbę przesyłanych załączników (Zał. ....) lub wymienia się je z podaniem liczb porządkowych; na każdym załączniku wpisuje się w prawym górnym rogu kolejny numer załącznika (Zał. nr .. do pisma znak ...),
b) adresy tych instytucji lub osób umieszcza się pod treścią pisma z lewej strony pod klauzulą: „Otrzymują do wiadomości” – jeżeli treść pisma ma być poza adresatem podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom przez przesłanie im kopii pisma,
c) ewentualne wskazówki dla kancelarii nad adresem z prawej strony – np. wskazówki dotyczące sposobu wysyłania czystopisu: „polecony”, „ekspres”, „za zwrotnym dowodem doręczenia”, „pilne”, itp.(tylko na kopii)
5) § 12 ust 5 otrzymuje następujące brzmienie:
Zakopertowaną i dokładnie zaadresowaną wraz z umieszczonym na kopercie znakiem spraw oraz załączonym potwierdzeniem zwrotu, przeznaczoną do wysyłki korespondencję składa się w Kancelarii Ogólnej Uczelni w miarę możliwości raz dziennie, która przyjmuje przesyłki i następnego dnia w określonych godzinach przekazuje do urzędu pocztowego.
6) § 12 ust 6 otrzymuje następujące brzmienie:
W razie większej ilości korespondencji do wysyłki, doręcza się ją codziennie wraz z wykazem wysyłanej korespondencji lub rozdzielnikiem. Komórki organizacyjne są zobowiązane do sporządzania i przekazywania wykazów obejmujących jednorazowo powyżej  5  listów poleconych lub innych przesyłek pocztowych.

§ 2
Działając na podstawie Regulaminu Organizacyjnego § 74 ust 2 pkt. 30 – określam następujące zasady organizacji pracy Sekretariatu Kanclerza i Rektora dotyczące przekazywania pism po dekretacji oraz zdawania pism do podpisu- nie dotyczy  dokumentów finansowo- materiałowych i kadrowych:
1) zgodnie z zasadami określonymi w Instrukcji kancelaryjnej (pisma muszą być dostarczone do wykonawcy niezwłocznie), odbieranie pism z Sekretariatu Kanclerza i Rektora codziennie od godz. 13,00,
2) zdawanie pism do podpisu - do godz. 13,00 – pisma dostarczone po wyznaczonej godz. będą załatwiane w następnym dniu roboczym. Przedkładane do podpisu pisma muszą być wykonane w 2 egz.,
3) zdawanie pism do wysłania zgodnie z § 12  Instrukcji Kancelaryjnej (jednorazowo, codziennie wraz z wykazem, jeżeli ilość pism w danej sprawie jest większa od 5-ciu szt)- do godz. 14,00 – dostarczone pisma  będą przekazywane do wysyłki  w następnym dniu roboczym.

§ 3
1. Polecam dokonanie zmian w dotychczas obowiązującej Instrukcji Kancelaryjnej PWSIiP  w Łomży.
2. Załączniki do Zarządzenia:
1) Załącznik nr 1 wzór pisma,
2) Załącznik nr 2 wzory dyspozycji (dekretacji) załatwienia sprawy.

§ 4
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Egz. Nr 3 –Dyrektor ASP przy PWSIP w Łomży
Egz. Nr 4 –Kierownik Domu Studenta  PWSIP w Łomży

Kanclerz
(-) mgr Hwenryk Trojanowski


Załącznik 1

Pole nagłówkowe                                 miejscowość data
pole znak pisma RPo.0268.1.12.SJ

pole adresata
np. URZĄD WOJEWÓDZKI
     ul. ........
    18-400 ŁOMŻA
*
Sprawa: sprawozdanie obronne
*
*
Treść  korespondencji
*
*
Załączniki:     Kierownik
    *
1.    np. Jan Kowalski
2.

Egz
Nr 1 –adresat
Nr 2 –PWSIiP w Łomży  ( podpisujemy -Sporządził –S. JANKOWSKI 05.11.2012 r.)


* odstęp ile interlinii wolnego zostawić

Sporządził –S. JANKOWSKI 05.11.2012 r. – piszemy na drugim egzemplarzu


Załącznik nr 2

Wzory
dyspozycji (dekretacji) załatwienia sprawy:

Sposób załatwienia    Termin załatwienia    Informacja
proszę o:
rozmowę,
zreferowanie stanu sprawy,
wykonanie prośby,
udzielenie odpowiedzi w moim imieniu,
przygotowanie pisma na mój podpis,
powielić w liczbie .......egz. i przekazać do .....    natychmiast
 dziś do godziny ......
 do dnia ....... godz. .....
 pilne
 bez terminu    akceptuję
 nie mam uwag
 do wykorzystania
 do wiadomości
 zachować w aktach

Na zadekretowanej korespondencji i przesyłkach mogą być umieszczone skróty:
1) pm – „proszę mówić” – oznacza, że otrzymujący pismo powinien omówić z dekretującym sposób realizacji sprawy, przed przystąpieniem do jej załatwienia,
2) pr – „proszę referować” - oznacza, że otrzymujący pismo po przygotowaniu projektu odpowiedzi na pismo powinien go omówić z dekretującym,
3) ma – „moja aprobata” - oznacza, że dekretujący dokona ostatecznej aprobaty załatwienia sprawy,
4) mp – „mój podpis” - oznacza, że dekretujący zastrzega sobie prawo podpisania czystopisu załatwienia sprawy,
5) aa – „ad acta” – oznacza, że pismo należy dołączyć do akt sprawy,
6) dw – „do wiadomości” – oznacza, że dekretujący przekazał sprawę do załatwienia pracownikowi a dodatkowo informuje o sprawie inny innego pracownika,