Zarządzenie Rektora PWSIiP w Łomży nr 5/11 w spr.: zasad organizacji konferencji

Zarządzenie  nr 5/11
Rektora  Państwowej Wyższej Szkoły Informatyki i Przedsiębiorczości w Łomży
z dnia 3 lutego 2011 r.

w sprawie: zasad organizacji konferencji

Na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. nr 164 poz. 1365 za zm.) oraz Rozporządzenia § 1 Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2006 r. w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej uczelni publicznych (Dz. U. nr 24 poz. 1796) zarządzam:

§ 1
1. Konferencje organizowane są w uczelni przez poszczególne Instytuty samodzielnie, wspólnie z innymi Instytutami lub z udziałem podmiotów spoza uczelni.
2. Dyrektor Instytutu w terminie co najmniej trzech miesięcy przed planowaną data rozpoczęcia konferencji przedkłada rektorowi wniosek (załącznik nr 1) dotyczący zorganizowania konferencji, który zawiera następujące informacje:
a) tytuł konferencji,
b) planowany termin i miejsce konferencji,
c) wykaz organizatorów konferencji,
d) dane osób wchodzących w skład komitetu organizacyjnego (wraz z numerami telefonów i adresem e-mail),
e) przewidywaną liczbę uczestników,
f) planowaną wysokość opłaty konferencyjnej,
g) opis merytoryczny,
h) przewidywaną formę upowszechniania wyników konferencji,
i) wstępny kosztorys konferencji zatwierdzony przez Kwestora.
3. Wniosek po wstępnej weryfikacji przez Prorektora ds. nauki i współpracy z zagranicą i po akceptacji Kwestora przedkładany jest do akceptacji Rektorowi.
4. Do zadań komitetu organizacyjnego należy merytoryczne, finansowe i organizacyjne przygotowanie konferencji, a w szczególności:
a) po uzyskaniu akceptacji rektora złożenie do kwestury wniosku o wskazanie konta bankowego do rozliczenia konferencji oraz przedłożenie kosztorysu zatwierdzonego przez Rektora,
b) przedłożenie do kwestury listy zarejestrowanych uczestników konferencji wraz z ich danymi niezbędnymi do wystawienia faktur/rachunków,
c) przygotowanie materiałów konferencyjnych, programów, zaproszeń itp.,
d) wskazanie terminu dokonywania wpłat z tytułu uczestnictwa w konferencji co najmniej na 1,5 miesiąca przed planowanym terminem konferencji,
e) rozliczenie finansowe konferencji w terminie do 30 dni po zakończeniu konferencji,
f) gromadzenie i przechowywanie dokumentacji konferencji,
g) przedłożenie rektorowi sprawozdania z odbytej konferencji w terminie 30 dni po jej zakończeniu.

§ 2
1. Składając wniosek o organizacje konferencji należy również precyzyjnie określić charakter konferencji w celu prawidłowego dokonania rozliczeń finansowych:
a) konferencje o charakterze edukacyjnym – (zwolnione z podatku VAT) powinny wyróżniać się następującymi elementami:
- wyraźne wyodrębnienie grupy wykładowców i słuchaczy,
- konferencja w swych założeniach powinna podnosić kwalifikacje uczestników,
- celem jest uzupełnienie i poszerzenie wiedzy jej uczestników,
- umożliwienia wolnego wstępu studentom,
- w trakcie konferencji nie może mieć miejsca żaden element doradztwa lub konsultingu,
- nie może mieć miejsca reklama ośrodków reprezentowanych przez uczestników konferencji,
b) konferencje o charakterze naukowo-badawczym (opodatkowane podatkiem VAT) powinny wyróżniać się następującymi elementami:
- są to spotkania przedstawicieli organizacji naukowych poświęcone zreferowaniu i omówieniu określonych zagadnień będących przedmiotem konferencji,
- mogą być one połączone z organizacja targów i wystaw,
- mogą zawierać elementy reklamujące osiągnięcia naukowe ośrodków, organizatorów lub uczestników.
2. Kierownik naukowy konferencji składając wniosek o organizację konferencji powinien określić jej charakter.

§ 3
1. Środki na sfinansowanie konferencji winny być zabezpieczone przez organizatorów. Możliwe są następujące źródła finansowania:
a) wpłaty uczestników konferencji,
b) środki współorganizatorów,
c) dotacja MNiSW,
d) środki programów międzynarodowych,
e) środki od sponsorów,
f) inne źródła.
2. Planowane w kosztorysie konferencji wpływy powinny pokryć koszty jej organizacji.
3. W przypadku dofinansowania konferencji w formie darowizny finansowej lub dotacji do kosztorysu należy dołączyć dokumenty potwierdzające przyznane środki. Środki powinny być wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem.
4. Organizatorzy konferencji po otrzymaniu środków finansowych są zobowiązani do aktualizacji kosztorysu najpóźniej na 30 dni przed planowanym terminem konferencji.
5. Konferencje, w których nie przewidziano opłat uczestników, nie będą realizowane z wyjątkiem konferencji całkowicie finansowanych ze środków zewnętrznych lub nie generujących kosztów.
6. Wysokość opłat za udział w konferencji ustalana jest zarządzeniem Rektora na podstawie wstępnego kosztorysu konferencji.
7. Organizator konferencji może zwolnic z płatności gości honorowych pod warunkiem pokrycia ich kosztów z opłat wnoszonych przez pozostałych uczestników lub sponsorów.
8. Organizator konferencji w terminie 30 dni od dnia zakończenia konferencji przedstawi Rektorowi sprawozdania merytoryczne oraz sprawozdanie finansowe (załączniki nr 2 i 3).
9. Organizatorzy konferencji są zobowiązani do stosowania procedur wymaganych ustawą Prawo zamówień publicznych.   

§ 4
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Rektor
(-) dr hab. Robert Charmas, prof. PWSIiP