PISMO OKÓLNE KANCLERZA Nr 1/13 z dnia 08. styczeń 2013r. w sprawie: przeprowadzenia likwidacji pieczęci i druków ścisłego zarachowania, uporządkowania wytworzo
PISMO OKÓLNE Nr 1/13
KANCLERZA PAŃSTWOWEJ WYŻSZEJ SZKOŁY INFORMATYKI i PRZEDSIĘBIORCZOŚCI
W ŁOMŻY
z dnia 08. styczeń 2013r.
w sprawie: przeprowadzenia likwidacji pieczęci i druków ścisłego zarachowania, uporządkowania
wytworzonej dokumentacji, zmian w zasadach oznaczania dokumentacji projektowej oraz realizacji zadań określonych w procedurze realizacji Kontroli Zarządczej w PWSIiP w Łomży.
Na podstawie § 74 ust 2 pkt.31 Regulaminu Organizacyjnego PWSIiP w Łomży.
zarządzam co następuje:
A. W SPRAWIE POWOŁANIA KOMISJI W CELU ZNISZCZENIA DOKUMENTÓW NIEJAWNYCH OPATRZONYCH KLAUZULĄ „ZASTRZEŻONE”
§ 1
Na podstawie art. 5 ust 4 Ustawy z dnia 05.sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych oraz ….. PWSIiP w Łomży powołuję komisję - do dokonania przeglądu i zniszczenia dokumentacji niejawnej oznaczonej klauzulą „zastrzeżone” w składzie:
1) przewodniczący - Andrzej MOISKI
2) członkowie - Natalia CHOLEWICK
- Alicja TURKOWSKA
(imię i nazwisko)
§ 2
1. Komisja dokona przeglądu dokumentów niejawnych zgromadzonych w Punkcie Przetwarzania informacji Niejawnych:
1) Dokumenty posiadające wartość archiwalną, dla których minął ustawowy okres ochrony, zakwalifikuje do przekazania do archiwum Uczelni po uprzednim przedłożeniu Rektorowi PWSIiP w Łomży do zatwierdzenia,
2) Dokumenty, które nie posiadają wartości archiwalnej, dla których minął okres ochrony, zakwalifikuje do zniszczenia z uwzględnieniem obowiązujących przepisów.
2. Przewodniczący Komisji sporządzi protokół zniszczenia dokumentów niejawnych opatrzonych klauzulą „ZASRZEŻONE” oraz po zatwierdzeniu Protokołu przez Rektora Komisja dokona zniszczenia dokumentów(poprzez ich pocięcie i spalenie).
3. Komisja przeprowadzi czynności w nieprzekraczalnym terminie do dnia 30 stycznia 2013 roku
4. Dokumenty zakwalifikowane przez Komisję do przekazania do archiwum Uczelni po naniesieniu odpowiednich zmian i adnotacji na dokumentach oraz dziennikach ewidencyjnych, pracownik PPIN skompletuje w teczkach tematycznych i po ich opisaniu przekaże za pokwitowaniem do archiwum jako sprawy jawne.
B. W SPRAWIE PRZEKAZANIA WYTWORZONEJ DOKUMENTACJI DO ARCHIWUM
§ 3
1. Zgodnie z § 17 Instrukcji kancelaryjnej PWSIiP w Łomży i w związku z § 5 „Instrukcji organizacji i zakresu działania archiwum uczelnianego PWSIiP w Łomży”, pracownicy wszystkich jednostek organizacyjnych PWSIiP w Łomży zobowiązani są do:
1) dokonania najpóźniej do dnia 30 stycznia 2013 roku przeglądu akt spraw służbowych zakończonych do 31 grudnia 2011 roku z lat wcześniejszych. (Przez zakończenie sprawy należy rozumieć ostateczne jej załatwienie oraz spełnienie wszelkich wypływających z niej zobowiązań),
2) uporządkowania akt wymienionych w pkt 1, zgodnie z § 18 Instrukcji kancelaryjnej PWSIiP w Łomży,
a. Akta powinny być przekazywane w teczkach aktowych uporządkowanych w następujący sposób:
a) akta powinny być ułożone w kolejności spisu spraw danej teczki, począwszy od najwcześniejszej sprawy,
b) spisy spraw powinny być umieszczone wewnątrz teczki na początku akt,
c) z teczek powinny być usunięte wtórniki (dalsze egzemplarze pism powielanych),
d) z akt powinny być usunięte wszystkie części metalowe (spinacze, zszywki itp.),
3) sporządzenia spisów zdawczo-odbiorczych akt, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik do Instrukcji kancelaryjnej PWSIiP w Łomży oraz do przekazania akt do Archiwum uczelni w nieprzekraczalnym terminie do 15 lutego 2013 r.,
2. Wytworzone dokumenty stanowiące zbiory niearchiwalne, należy przekazać do zniszczenia- pomieszczenie 01, piwnica(poukładane, związane lub w kartonach) do dnia 30 stycznia 2013 r.
Wymagane wzory spisów zdawczo-odbiorczych w załączniku do pisma.
C. W SPRAWIE LIKWIDACJI DRUKÓW ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA
§ 4
Zgodnie z § Instrukcji ……….. PWSIiP w Łomży:
1. Pracownicy wszystkich jednostek organizacyjnych PWSIiP w Łomży posiadający druki ścisłego zarachowania nie nadające się do dalszego wykorzystania(anulowane, zniszczone i nie nadające się do dalszego stosowania z innych powodów), zobowiązani są do dnia 30 stycznia 2013 r. dokonać ich przeliczenia i wpisania stanu ilościowego do wstępnych protokołów likwidacyjnych-załącznik oraz przesłania protokołów do Głównego Specjalisty Organizacji i Zarządzania w celu dokonania Komisyjnego zniszczenia nieaktualnych druków ścisłego zarachowania.
Wymagane wzory protokołów w załączniku do pisma.
D. W SPRAWIE LIKWIDACJI PIECZECI SŁUŻBOWYCH
§ 5
Zgodnie z rozdz. VII ust 2 Instrukcji „Zasady postępowania z pieczęciami urzędowymi i tradycyjnymi PWSIiP w Łomży:
1. Pracownicy wszystkich jednostek organizacyjnych PWSIiP w Łomży posiadający pieczątki nie nadające się do dalszego wykorzystania(anulowane, zniszczone i nie nadające się do dalszego stosowania z innych powodów), zobowiązani są do dnia 30 stycznia 2013 r. dokonać ich przeliczenia i wpisania stanu ilościowego do wstępnych protokołów likwidacyjnych-załącznik oraz przesłania protokołów do Głównego Specjalisty Organizacji i Zarządzania a pieczątki przekazać do Sekretariatu Kanclerza w celu dokonania Komisyjnego zniszczenia nieaktualnych pieczątek.
Wymagane wzory protokołów w załączniku do pisma.
E. W SPRAWIE REALIZACJI ZADAN Z ZAKRESU KONTROLI ZARZĄDCZEJ
§ 6
1. Na podstawie ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z poźn. zm.), Komunikatu nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 roku w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15,poz. 84) oraz zarządzenia nr ………/20……… Rektora PWSIiP w Łomży z dnia ……stycznia 201 roku w sprawie zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w PWSIiP w Łomży, zobowiązuje się Kierowników jednostek organizacyjnych PWSIiP w Łomży do realizacji w terminie do 30 stycznia 2012 r. nw. zadań:
1) Przeprowadzenia analizy czynników ryzyka w swoich obszarach odpowiedzialności służbowej(można ocenić też w innych obszarach)wg zasad określonych w załączniku,
2) Dokonania oceny kontroli zarządczej-ankieta w załączniku
2. Znajomość standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych(dla PWSIiP w Łomży) jest elementem niezbędnym do dokonania procesu samooceny kontroli zarządczej w PWSIiP w Łomży , którą planuje się przeprowadzić w najbliższym czasie.
3. Szczegółowych informacji w zakresie realizacji zadań udziela Główny Specjalista Organizacji i Zarządzania i Kontroli Wewnętrznej.
4. Wypełnioną dokumentację należy przesłać poczta elektroniczną na adres-smikielski@pwsip.edu.pl
Wymagane wzory tabel do analizy ryzyka i ankiet oraz objaśnienie do ich wypełniania w załączniku do pisma.
F. W SPRAWIE OZNACZANIA PISM I INNEJ DOKUMENTACJI DOTYCZACEJ PROJEKTÓW REALIZOWANYCH Z FUNDUSZY UNII EUROPEJSKIEJ ORAZ FUNDUSZY POZAUNIJNYCH
§ 7
1. W celu ujednolicenia oznaczeń pism i innych dokumentów dotyczących projektów realizowanych z funduszy Unii Europejskiej oraz funduszy pozaunijnych wprowadza się następujące zmiany(zmiana treści napisana kursywą z podkreśleniem) w Instrukcji Kancelaryjnej dla PWSIiP w Łomży stanowiącej załącznik do Zarządzenia nr 40/2007 Rektora Państwowej Wyższej Szkoły Informatyki i Przedsiębiorczości w Łomży z dnia 12.11.2007 r.
1) § 8 ust 3 otrzymuje następujące brzmienie:
Stałą cechą rozpoznawczą wszystkich pism dotyczących danej sprawy jest znak sprawy, który
składa się z następujących członów:
a)symbolu jednostki organizacyjnej(przy projektach(z wyjątkiem Kwestura i Dział Zarządzania Kadrami) zawsze –KBp(Dział Wniosków i Projektów),
b)symbolu klasyfikacyjnego wg rzeczowego wykazu akt,
c)numeru kolejnego jaki nadano sprawie wg spisu spraw,
d)dwóch ostatnich cyfr z roku kalendarzowego,
e)inicjały referenta (pierwsze litery imienia i nazwiska referenta sprawy)
f)literowe oznaczenie danego projektu po myślniku np. – IAR(zawsze duże litery)
Poszczególne elementy znaku sprawy, oddziela się kropką w następujący sposób: KBp. 0332.5.12.SM- IAR
np.:
KBp.0332.5.12.SM-IAR - taki znak sprawy oznacza sprawę prowadzoną przez Dział Wniosków i Projektów, dotyczącą opracowań statystycznych, zarejestrowaną w spisie spraw jako 5 w 2012 r, sporządzoną przez referenta SM (pierwsze litery imienia i nazwiska referenta sprawy)dla projektu- „Informatyka; Automatyka i Robotyka-kierunkami przyszłości”
2. Literowe(zawsze duże litery) oznaczenia projektów nadaje Koordynator ds. Projektów wg prowadzonego wykazu projektów realizowanych w PWSIiP w Łomży-załącznik.
3. Zasady oznaczeń dokumentów i pism stosować od stycznia 2013 r.
§ 8
Nadzór nad wykonaniem zadań określonych w Piśmie Okólnym, powierza się Głównemu Specjaliście Organizacji i Zarządzania i Kontroli Wewnętrznej.
§ 9
Pismo okólne wchodzi w życie z dniem podpisania.
KANCLERZ
………………
Wytworzył: | Kanclerz |
Dokument z dnia: | 2013-01-08 |
Opublikował: | Mikielski Stanisław |
Publikacja z dnia: | 2013-01-25 22:34:47 |
Wersja dokumentu: | 1 |
Ilość wyświetleń: | 1592 |
Pokaż wszystkie dokumenty w kategorii rok 2013