PISMO OKÓLNE KANCLERZA Nr 1/13 z dnia 08. styczeń 2013r. w sprawie: przeprowadzenia likwidacji pieczęci i druków ścisłego zarachowania, uporządkowania wytworzo

PISMO OKÓLNE  Nr 1/13
KANCLERZA  PAŃSTWOWEJ WYŻSZEJ SZKOŁY INFORMATYKI i PRZEDSIĘBIORCZOŚCI
W ŁOMŻY
z dnia  08. styczeń 2013r.

w sprawie: przeprowadzenia likwidacji pieczęci i druków ścisłego zarachowania, uporządkowania
wytworzonej dokumentacji, zmian w zasadach oznaczania dokumentacji  projektowej oraz realizacji zadań określonych w procedurze realizacji Kontroli Zarządczej w  PWSIiP w Łomży.
Na podstawie § 74 ust 2 pkt.31  Regulaminu Organizacyjnego PWSIiP w Łomży.

zarządzam co następuje:

A.    W SPRAWIE POWOŁANIA KOMISJI W CELU ZNISZCZENIA DOKUMENTÓW NIEJAWNYCH OPATRZONYCH KLAUZULĄ „ZASTRZEŻONE”

§ 1
Na podstawie art. 5 ust 4 Ustawy z dnia 05.sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych oraz …..   PWSIiP w Łomży  powołuję komisję - do dokonania przeglądu  i zniszczenia dokumentacji niejawnej oznaczonej klauzulą „zastrzeżone” w składzie:
1)    przewodniczący  - Andrzej MOISKI
2)    członkowie           - Natalia CHOLEWICK
                 - Alicja TURKOWSKA
                       (imię i nazwisko)

§ 2
1.    Komisja dokona przeglądu dokumentów niejawnych zgromadzonych w Punkcie Przetwarzania informacji Niejawnych:
1)    Dokumenty posiadające wartość archiwalną, dla których minął ustawowy okres ochrony, zakwalifikuje do przekazania do archiwum Uczelni po uprzednim przedłożeniu Rektorowi PWSIiP w Łomży do zatwierdzenia,
2)    Dokumenty, które nie posiadają wartości archiwalnej, dla których minął okres ochrony, zakwalifikuje do zniszczenia z uwzględnieniem obowiązujących przepisów.
2.    Przewodniczący Komisji     sporządzi protokół zniszczenia dokumentów niejawnych opatrzonych klauzulą „ZASRZEŻONE” oraz po zatwierdzeniu Protokołu przez Rektora Komisja dokona zniszczenia dokumentów(poprzez ich pocięcie i spalenie).
3.    Komisja przeprowadzi czynności w nieprzekraczalnym terminie do dnia 30 stycznia 2013  roku
4.    Dokumenty zakwalifikowane przez Komisję do przekazania do archiwum Uczelni po naniesieniu odpowiednich zmian i adnotacji na dokumentach oraz dziennikach ewidencyjnych, pracownik PPIN skompletuje w teczkach tematycznych i po ich opisaniu przekaże za pokwitowaniem do archiwum jako sprawy jawne.





B.    W SPRAWIE PRZEKAZANIA WYTWORZONEJ DOKUMENTACJI DO ARCHIWUM
§ 3
1. Zgodnie z § 17 Instrukcji kancelaryjnej  PWSIiP w Łomży i w związku z § 5  „Instrukcji organizacji i zakresu działania archiwum uczelnianego PWSIiP w Łomży”, pracownicy wszystkich jednostek organizacyjnych  PWSIiP w Łomży zobowiązani są do:
1) dokonania najpóźniej do dnia 30 stycznia 2013 roku przeglądu akt spraw służbowych zakończonych do 31 grudnia 2011 roku z lat wcześniejszych. (Przez zakończenie sprawy należy rozumieć ostateczne jej załatwienie oraz spełnienie wszelkich wypływających z niej zobowiązań),
2) uporządkowania akt wymienionych w pkt 1, zgodnie z § 18 Instrukcji kancelaryjnej PWSIiP w Łomży,
a.    Akta powinny być przekazywane w teczkach aktowych uporządkowanych w następujący sposób:
a)    akta powinny być ułożone w kolejności spisu spraw danej teczki, począwszy od najwcześniejszej sprawy,
b)    spisy spraw powinny być umieszczone wewnątrz teczki na początku akt,
c)    z teczek powinny być usunięte wtórniki (dalsze egzemplarze pism powielanych),
d)    z akt powinny być usunięte wszystkie części metalowe (spinacze, zszywki itp.),
3) sporządzenia spisów zdawczo-odbiorczych akt, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik do Instrukcji kancelaryjnej  PWSIiP w Łomży oraz  do  przekazania akt do Archiwum uczelni w nieprzekraczalnym terminie do  15 lutego 2013 r.,
2.    Wytworzone dokumenty stanowiące zbiory niearchiwalne, należy przekazać do zniszczenia- pomieszczenie 01, piwnica(poukładane, związane lub w kartonach)  do dnia 30  stycznia 2013 r.

Wymagane wzory spisów zdawczo-odbiorczych w załączniku do pisma.


C.    W SPRAWIE LIKWIDACJI DRUKÓW ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA

§ 4
Zgodnie z §  Instrukcji ……….. PWSIiP w Łomży:
1.    Pracownicy wszystkich jednostek organizacyjnych  PWSIiP w Łomży posiadający druki ścisłego zarachowania nie nadające się do dalszego wykorzystania(anulowane, zniszczone i nie nadające się do dalszego stosowania z innych powodów), zobowiązani są do dnia  30 stycznia 2013 r.  dokonać ich przeliczenia i wpisania stanu ilościowego do wstępnych protokołów likwidacyjnych-załącznik oraz przesłania protokołów do Głównego Specjalisty Organizacji i Zarządzania w celu dokonania Komisyjnego zniszczenia nieaktualnych druków ścisłego zarachowania.
Wymagane wzory protokołów w załączniku do pisma.

D.    W SPRAWIE LIKWIDACJI PIECZECI SŁUŻBOWYCH

§ 5
Zgodnie z  rozdz. VII ust 2 Instrukcji „Zasady postępowania z pieczęciami urzędowymi i tradycyjnymi PWSIiP w Łomży:
1.    Pracownicy wszystkich jednostek organizacyjnych  PWSIiP w Łomży posiadający pieczątki nie nadające się do dalszego wykorzystania(anulowane, zniszczone i nie nadające się do dalszego stosowania z innych powodów), zobowiązani są do dnia 30 stycznia 2013 r.  dokonać ich przeliczenia i wpisania stanu ilościowego do wstępnych protokołów likwidacyjnych-załącznik oraz przesłania protokołów do Głównego Specjalisty Organizacji i Zarządzania a pieczątki przekazać do Sekretariatu Kanclerza w celu dokonania Komisyjnego zniszczenia nieaktualnych pieczątek. 
Wymagane wzory  protokołów w załączniku do pisma.

E.    W SPRAWIE REALIZACJI ZADAN Z ZAKRESU KONTROLI ZARZĄDCZEJ
§ 6
1.    Na podstawie ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z poźn. zm.),  Komunikatu nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 roku w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15,poz. 84) oraz  zarządzenia nr ………/20……… Rektora  PWSIiP w Łomży z dnia ……stycznia 201 roku w sprawie zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w PWSIiP w Łomży, zobowiązuje się Kierowników jednostek organizacyjnych PWSIiP w Łomży do realizacji w terminie do  30 stycznia 2012 r. nw. zadań:
1)    Przeprowadzenia analizy czynników ryzyka w  swoich obszarach odpowiedzialności służbowej(można ocenić też w innych obszarach)wg zasad określonych w załączniku,
2)    Dokonania oceny kontroli zarządczej-ankieta w załączniku
2.    Znajomość standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych(dla PWSIiP w Łomży) jest elementem niezbędnym do dokonania procesu samooceny kontroli zarządczej w PWSIiP w Łomży , którą planuje się przeprowadzić w najbliższym czasie.
3.    Szczegółowych informacji w zakresie realizacji zadań udziela Główny Specjalista Organizacji i Zarządzania i Kontroli Wewnętrznej.
4.    Wypełnioną dokumentację należy przesłać poczta elektroniczną na adres-smikielski@pwsip.edu.pl

Wymagane wzory tabel do analizy ryzyka i ankiet oraz objaśnienie do ich wypełniania w załączniku do pisma.

F.    W SPRAWIE OZNACZANIA PISM I INNEJ DOKUMENTACJI DOTYCZACEJ PROJEKTÓW REALIZOWANYCH Z FUNDUSZY UNII EUROPEJSKIEJ ORAZ FUNDUSZY POZAUNIJNYCH

§ 7
1.    W celu ujednolicenia oznaczeń pism i innych dokumentów dotyczących projektów  realizowanych z funduszy Unii Europejskiej oraz funduszy pozaunijnych wprowadza się następujące zmiany(zmiana treści napisana kursywą z podkreśleniem) w Instrukcji Kancelaryjnej dla PWSIiP w Łomży stanowiącej załącznik do Zarządzenia nr 40/2007   Rektora Państwowej Wyższej Szkoły Informatyki i Przedsiębiorczości w Łomży z dnia 12.11.2007 r. 
1)    § 8 ust 3 otrzymuje następujące brzmienie:
Stałą cechą rozpoznawczą wszystkich pism dotyczących danej sprawy jest znak sprawy, który
składa się z następujących członów:
a)symbolu jednostki organizacyjnej(przy projektach(z wyjątkiem Kwestura i Dział Zarządzania Kadrami) zawsze –KBp(Dział Wniosków i Projektów),
b)symbolu klasyfikacyjnego wg rzeczowego wykazu akt,
c)numeru kolejnego jaki nadano sprawie wg spisu spraw,
d)dwóch ostatnich cyfr z roku kalendarzowego,
e)inicjały referenta  (pierwsze litery imienia i nazwiska referenta sprawy)
f)literowe oznaczenie danego projektu po myślniku np. – IAR(zawsze duże litery)
 Poszczególne elementy znaku sprawy, oddziela się kropką w następujący sposób: KBp. 0332.5.12.SM- IAR

np.:
KBp.0332.5.12.SM-IAR - taki znak sprawy oznacza sprawę prowadzoną przez Dział Wniosków i Projektów, dotyczącą opracowań statystycznych, zarejestrowaną w spisie spraw jako 5 w 2012 r, sporządzoną przez referenta SM (pierwsze litery imienia i nazwiska referenta sprawy)dla projektu- „Informatyka; Automatyka i Robotyka-kierunkami przyszłości”
2.    Literowe(zawsze duże litery) oznaczenia projektów nadaje Koordynator ds. Projektów wg prowadzonego wykazu projektów realizowanych w PWSIiP w Łomży-załącznik.
3.    Zasady oznaczeń dokumentów i pism stosować od stycznia 2013 r.

§ 8
Nadzór nad wykonaniem zadań określonych w Piśmie Okólnym, powierza się Głównemu Specjaliście Organizacji i Zarządzania i Kontroli Wewnętrznej.

§ 9
Pismo okólne  wchodzi  w życie  z dniem podpisania.

    KANCLERZ

    ………………