Zarządzenie Nr 34/20 w sprawie: nadzwyczajnego trybu procedowania uchwał niezbędnych do zapewnienia ciągłości funkcjonowania Uczelni przez organy kolegialne Państwowej Wyższej Szkoły Informatyki i Przedsiębiorczości w Łomży w okresie czasowego ograniczenia funkcjonowania podmiotów systemu szkolnictwa wyższego i nauki w związku z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19

w sprawie czasowego ograniczenia funkcjonowania niektórych podmiotów systemu szkolnictwa wyższego 

i nauki w związku z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 (Dz.U.2020, poz. 511) 

w związku z § 11 ust. 1 Statutu PWSIiP w Łomży, zarządza się co następuje:

 

§ 1

Wprowadza się nadzwyczajny tryb procedowania uchwał niezbędnych do zapewnienia ciągłości funkcjonowania Uczelni przez organy kolegialne Państwowej Wyższej Szkoły Informatyki i Przedsiębiorczości w Łomży tj. Senat i Radę Uczelni w okresie czasowego ograniczenia funkcjonowania podmiotów systemu szkolnictwa wyższego i nauki w związku z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19:

1/ Senat/Rada Uczelni podejmują uchwały niezbędne do zapewnienia ciągłości funkcjonowania Uczelni przy wykorzystywaniu środków komunikacji elektronicznej. 

2/ Do zwoływania posiedzeń prowadzonych za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące posiedzeń nadzwyczajnych organów kolegialnych Uczelni, z zastrzeżeniem ust.5 i ust.6 niniejszego Zarządzenia.

3/ Podejmowanie uchwał w trybie wykorzystania środków komunikacji elektronicznej zarządza Przewodniczący organu kolegialnego. 

4/ Podejmowanie uchwał przez organy kolegialne Uczelni przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej może obywać się za pośrednictwem audio konferencji, wideokonferencji lub poczty elektronicznej. Decyzję o zastosowaniu określonego środka komunikacji elektronicznej  podejmuje Przewodniczący organu kolegialnego.

5/ Podejmowanie uchwał przez organ kolegialny przy wykorzystaniu poczty elektronicznej jako środka komunikacji elektronicznej odbywa się w ten sposób, że :

a/ do informacji o posiedzeniu i procedowaniu przez organ kolegialny za pomocą poczty elektronicznej, załącza się szczegółową instrukcję techniczną dotyczącą sposobu udziału w posiedzeniu oraz sposobu oddawania głosów w trybie elektronicznym, termin oraz adres poczty elektronicznej do przesyłania oddanych głosów, 

b/ projekt uchwały jest przesyłany przez Przewodniczącego pocztą elektroniczną wszystkim członkom organu na uprzednio podane przez nich adresy poczty elektronicznej, 

c/ każdy członek organu, po zapoznaniu się z projektem uchwały, w terminie określonym przez Przewodniczącego organu, informuje za pomocą poczty elektronicznej o swoim stanowisku Przewodniczącego organu czy głosuje: „za” podjęciem uchwały, czy „przeciw” podjęciu uchwały, czy też „wstrzymuje się od głosowania”,

d/ oddanie głosu, który nie spełnia wymogów określonych w ust.5 lit c, uważa się za głos nieważny,

e/ po upływie terminu do przesyłania głosów, Przewodniczący organu kolegialnego dokonuje zliczenia oddanych głosów w poszczególnych sprawach. Przewodniczący organu sporządza protokół z wyników głosowania, do którego załącza wydruki oświadczeń członków organu złożone za pomocą poczty elektronicznej. Protokół z wyników głosowania wraz z wydrukami oświadczeń członków organu  załącza się do protokołu z posiedzenia. 

6/ Podejmowanie uchwał przez organy kolegialne przy wykorzystaniu audio konferencji lub wideokonferencji z wykorzystaniem urządzeń oraz oprogramowania informatycznego umożliwiającego synchroniczną transmisję dźwięku i obrazu dla wszystkich członków organu kolegialnego, odbywa się w ten sposób, że:

a/ informacja o posiedzeniu i procedowaniu przez organ kolegialny za pomocą audio lub wideokonferencji, przekazywana jest wszystkim członkom organu kolegialnego za pomocą poczty elektronicznej wraz z załączoną szczegółową instrukcją techniczną dotyczącą sposobu udziału 

w posiedzeniu oraz sposobu oddawania głosów we wskazanym trybie, 

b/ projekt uchwały sporządzony na piśmie jest odczytywany przez Przewodniczącego organu jednocześnie wszystkim członkom organu, biorącym udział w audio lub wideokonferencji ,

c/ każdy członek organu, po przeczytaniu przez Przewodniczącego projektu uchwały składa w kolejności alfabetycznej Przewodniczącemu oświadczenie czy głosuje: „za” podjęciem uchwały, czy „przeciw” podjęciu uchwały, czy też „wstrzymuje się od głosowania”,

d/ oddanie głosu, który nie spełnia wymogów określonych w ust.6 lit c, uważa się za głos nieważny,

e/ po złożeniu  głosów przez wszystkich członków organu biorących udział w wideo lub audio konferencji, Przewodniczący organu kolegialnego dokonuje zliczenia oddanych głosów 

w poszczególnych sprawach. Przewodniczący organu sporządza protokół z wyników głosowania. Pliki z nagrania audio konferencji lub wideokonferencji włącza się do protokołu z posiedzenia.

7/ Przewodniczący organu kolegialnego niezwłocznie informuje wszystkich członków właściwego organu 

o wynikach głosowań przeprowadzonych w trybie określonym w ust. 5 i ust.6 niniejszego Zarządzenia.

8/ Przegłosowane Uchwały w trybie wykorzystania środków komunikacji elektronicznej podpisuje Przewodniczący danego organu kolegialnego i dostarcza do Uczelni. 

9/ Wszelkie materiały elektroniczne z przeprowadzonych posiedzeń za pomocą środków komunikacji elektronicznej załącza się do protokołów z posiedzeń  dodatkowo również w wersji elektronicznej na nośniku danych.

10/ Obsługę techniczną posiedzeń organów kolegialnych Uczelni prowadzonych za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej zapewnia Biuro Rektora.

 

§ 2

1. Zobowiązuje się wszystkich członków Senatu oraz Rady Uczelni Państwowej Wyższej Szkoły Informatyki i Przedsiębiorczości w Łomży do zapoznania się z treścią niniejszego Zarządzenia, bezwzględnego przestrzegania niniejszych zasad oraz procedowania uchwał w sprawach oraz terminach wyznaczonych przez Przewodniczących organów kolegialnych Uczelni.

2. Wszelkie informacje w zakresie konieczności procedowania uchwał niezbędnych do zapewnienia ciągłości funkcjonowania Uczelni przez organy kolegialne Uczelni, przekazywane będą członkom organów za pośrednictwem poczty elektronicznej z adresu e-mail: rektorat@pwsip.edu.pl oraz potwierdzane w formie telefonicznej przez pracowników Biura Rektora.

3. Postanowienia niniejszego Zarządzenia stosuje się odpowiednio w stosunku do komisji i zespołów funkcjonujących w Uczelni.

4. Wszelkie wątpliwości interpretacyjne wynikające z realizacji niniejszego Zarządzenia rozstrzyga Rektor 

w formie umożliwiającej zapewnienie ciągłości funkcjonowania Uczelni.

 

§ 3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia i obowiązuje do dnia odwołania. 

 

Rektor

dr hab. Dariusz Surowik, prof. PWSIiP