Zarządzenie Rektora PWSIiP w Łomży nr 23/11 w spr.: wprowadzenia i funkcjonowania w PWSIiP Kompleksowego Systemu Informacyjnego (KSI)

ZARZĄDZENIE  nr 23/11
REKTORA  PAŃSTWOWEJ WYŻSZEJ SZKOŁY INFORMATYKI i PRZEDSIĘBIORCZOŚCI W ŁOMŻY
z dnia 18 maja  2011 r.

w sprawie: wprowadzenia i funkcjonowania w Państwowej Wyższej Szkole Informatyki i Przedsiębiorczości w Łomży  Kompleksowego Systemu Informacyjnego (KSI)

Na podstawie § 30 ust. 1 pkt. Statutu PWSIiP w Łomży, celem zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej  zarządzam, co następuje:

§ 1
1. W związku z:
1) obowiązkami wynikającymi  z Ustawy  o  dostępie do  informacji publicznej zwanej dalej Ustawą oraz rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji  w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej zwanym dalej rozporządzeniem,  
2) powinnością dbania o właściwy wizerunek Państwowej Wyższej Szkoły Informatyki i     Przedsiębiorczości(PWSIiP) w Łomży oraz Akademickiej Szkoły Policealnej(ASP) przy PWSIiP w Łomży,  
3) koniecznością zapewnienia właściwego przepływu informacji wewnątrz uczelni,
4) potrzebą usprawnienia obiegu  i dostępu do dokumentów wewnętrznych przeznaczonych do powszechnej wiadomości w Państwowej Wyższej Szkole Informatyki i   Przedsiębiorczości w Łomży oraz Akademickiej Szkoły Policealnej przy PWSIiP w Łomży.
2. Wprowadza się  Kompleksowy System Informacyjny PWSIiP w Łomży, zwany dalej Systemem Informacyjnym.  

§ 2
Realizację zadań i obowiązki osób funkcyjnych wykonujących przedsięwzięcia związane z Systemem Informacyjnym oraz zakres informacji zamieszczanych na stronie  WWW, BIP i sposoby Wizualizacji,  oraz wszelkie sprawy związane z przygotowaniem i aktualizacją  informacji określa załącznik  Nr 1 do niniejszego  zarządzenia.

§ 3
1. W celu zapewnienia funkcjonowania Systemu:  
1)    zobowiązuje  się  jednostki i  komórki organizacyjne uczelni do opracowywania, przekazywania do  publikacji  i  bieżącego  aktualizowania  informacji  w Systemie Informacyjnym  oraz  do opracowywania odpowiedzi na zapytania w sprawie udzielenia  informacji publicznej dotyczącej uczelni, w trybie przepisów Ustawy,
2) Stanowisku ds. Promocji i Informacji powierza się obowiązki wynikające z realizacji celów wymienionych w § 1 ust 1. p. 1, 2 i 3,
3) Stanowisku Organizacji i Zarządzania powierza  się  obowiązek  zarządzania  elektronicznym  obiegiem dokumentów przeznaczonych do powszechnej wiadomości (§ 1 ust 1. p. 4), nazywanych dalej dokumentami wewnętrznymi.
2. Z dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia  ogranicza  się emisję dokumentów wewnętrznych w postaci tradycyjnej, tj. z wykorzystaniem papieru lub podobnego nośnika.

§ 4
1. Jednostkom, komórkom i samodzielnym stanowiskom organizacyjnym uczelni powierza się następujące obowiązki szczegółowe:
1) Stanowisku Organizacji i Zarządzania  zgodnie z zakresem zadań  powierza się:
a)    tworzenie  i  funkcjonalny  rozwój  procedur  obiegu  informacji  obejmujący wszystkie jednostki i komórki organizacyjne, samodzielne stanowiska w uczelni oraz wszystkich pracowników PWSIiP w Łomży.
2) Stanowisku  Promocji i Informacji zgodnie z zakresem zadań  powierza się:
a) analizowanie  informacji przesyłanych do Systemu pod kątem  ich przydatności do  skutecznego  obiegu  informacji  w  uczelni  oraz  do  realizowania  zadań związanych z promocją uczelni.  Informacje, lub ich części, wybrane do wyłączenia wprowadzane są do obiegu za pomocą właściwych dla siebie narzędzi.
b) utrzymywanie  stałych kontaktów  z mediami  regionalnymi  i ogólnopolskimi w celu  kierowania  do  tych  mediów  materiałów,  informacji  prasowych, komunikatów itp. promujących uczelnię i jej dorobku w zakresie nauki, badań, kultury i dydaktyki oraz innych ważnych wydarzeń z życia uczelni. W tym celu rozwijane będą  takie  narzędzia  jak:  witryna  internetowa Państwowej Wyższej Szkoły Informatyki i Przedsiębiorczości w Łomży,  BIP PWSIiP w Łomży  funkcjonujące w celu  rozpowszechniania  informacji publicznych  w  sposób  określony  Rozporządzeniem,  z  uwzględnieniem  szczegółowych  zasad  publikowania  informacji  na  temat  uczelni,  Elektroniczny  Biuletyn  Informacyjny PWSIiP w Łomży (eBIP PWSIiP), oraz  publikacje  okolicznościowe: informatory, plakaty, informacyjne płyty CD, filmy o uczelni, itp.
3) Do obowiązków Sekretariatu Rektora należy:
a) zarządzanie  procesem  udzielania  odpowiedzi  obejmujące w szczególności prowadzenie ewidencji  zapytań  i  odpowiedzi  
b) Sekretariat  Rektora   jest  jedynym    adresatem  zapytań  o  udzielenie  informacji publicznej  dotyczących  uczelni.  Zapytania  mylnie  skierowane  do  innych jednostek i komórek organizacyjnych winny być odesłane do Sekretariatu Rektora za pomocą wewnątrz uczelnianego  systemu  obiegu  korespondencji  -  zwykłej  lub elektronicznej - stosownie do sposobu przekazania zapytania.
c) rozpowszechnianie w uczelni, wraz z Sekretariatem Kanclerza, dokumentów wewnętrznych, za pomocą środków technicznych.
4) Działowi Systemów Komputerowych i Telekomunikacyjnych  PWSIiP w Łomży powierza się:  
a)  utworzenie, udostępnienie, opiekę eksploatacyjną i rozwój aplikacji służącej do wspomagania  elektronicznego  obiegu  dokumentów  wewnętrznych,  o  których mowa w § 1.
2.  Stanowisko ds. Promocji i Informacji uzgodni z jednostkami organizacyjnymi imienną  listę  osób   
odpowiedzialnych  za  opracowywanie  i  przesyłanie  informacji  do Systemu.  

§ 5
1. Jednostki organizacyjne, w których zakresie działania są zagadnienia wymienione w załączniku do niniejszego zarządzenia, zobowiązane są do przekazania informacji do Stanowiska ds. Promocji i Informacji . Informacje, po przeanalizowaniu, zostaną wdrożone do realizacji.
2. Nazwiska osób opiekujących się stronami WWW jednostek oraz kontakt z nimi (nr telefonu, adres e-mail) należy przekazać do Stanowiska ds. Promocji i Informacji.

§ 6
Nadzór  nad  realizacją  postanowień  niniejszego  Zarządzenia  powierza  się  Kanclerzowi PWSIiP w Łomży.

§7
1. W związku z wprowadzonymi zmianami należy dokonać stosownych poprawek w Regulaminie Organizacyjnym PWSIiP w Łomży, dokumentacji kadrowej, zakresach  czynności oraz innych dokumentach.
2. Za przygotowanie techniczne oraz zabezpieczenie treści informacji udostępnianych w BIP  PWSIiP w Łomży odpowiedzialny jest Dział Systemów Komputerowych i Telekomunikacyjnych.   

§ 8
Niniejsze zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Rektor
(-) d hab. Robert Charmas, prof. PWSIiP

 Załącznik 1

ZASADY FUNKCJONOWANIA KOMPLEKSOWEGO SYSTEMU INFORMACYJNEGO w PWSIiP w Łomży

1. Kompleksowy System Informacyjny (KSI) PWSIiP w Łomży obejmuje następujące elementy przetwarzania, przechowywania, wyglądu  i obiegu dokumentów i informacji, zadań promocyjnych i wizualizacji  PWSIiP w Łomży:
1) witryna  internetowa Państwowej Wyższej Szkoły Informatyki i Przedsiębiorczości w Łomży,
2) witryna  internetowa Akademickiej Szkoły Policealnej(ASP) przy PWSIiP w Łomży,
3) internetowy  portal  o  nazwie Biuletyn  Informacji  Publicznej Państwowej Wyższej Szkoły Informatyki i Przedsiębiorczości w Łomży o adresie  www.pwsip.edu.pl/bip  zwany dalej BIP PWSIiP w Łomży,
4) elektroniczny  Biuletyn  Informacyjny PWSIiP w Łomży (eBI PWSIiP),
5) System Wizualizacji PWSIiP w Łomży i ASP przy PWSIiP w Łomży,
6) kontakty z absolwentami Uczelni,
7) spotkania zadaniowe i informacyjne władz Uczelni z pracownikami,
8) kronika PWSIiP w Łomży i ASP przy PWSIiP w Łomży,
9) poczta elektroniczna,
10) tablice informacyjne.

2. Celem Kompleksowego Systemu Informacyjnego PWSIiP w Łomży jest:
1) lepszy kontakt organów PWSIiP w Łomży i  ASP przy PWSIiP w Łomży, ze społecznością lokalną,
2) dostarczanie pełnej i rzetelnej informacji o wydarzeniach, problemach, osiągnięciach i planach PWSIiP w Łomży i ASP przy PWSIiP w Łomży,
3) dostarczenie ważnych informacji do dużej liczby osób w krótkim czasie, przy niskich kosztach ich przekazywania,
4) pełniejsze zrozumienie inicjatyw podejmowanych przez  władze  PWSIiP w Łomży i ASP przy PWSIiP w Łomży,
5) pozyskanie poparcia dla podejmowanych działań,
6) pobudzenie aktywności społecznej pracowników i studentów,
7) utrzymywanie kontaktów z Absolwentami Uczelni.

I.    ZASADY INFORMOWANIA O DZIAŁALNOŚCI ORGANÓW  PWSIiP w Łomży i ASP przy PWSIiP w Łomży

§ 1
1. Wprowadza sie procedurę określającą zasady informowania o działalności kierownictwa PWSIiP w Łomży i ASP przy PWSIiP w Łomży o  funkcjonowaniu wszystkich powoływanych organów Uczelni i ASP przy PWSIiP w Łomży oraz funkcjonowaniu jednostek organizacyjnych PWSIiP w Łomży.
2. Informacja o działalności oraz funkcjonowaniu  jednostek organizacyjnych i statutowych organów  uczelni udostępniana jest:
1) w biuletynie  drukowanym, o częstotliwości ukazywania sie nie rzadszej  niż 2 razy w roku. Jest to wydawnictwo bezpłatne, ma swój odpowiednik w wersji elektronicznej na stronie internetowej uczelni(po jego uruchomieniu),
2) na stronie internetowej  www.pwsip.edu.pl , aktualizowanej na bieżąco w zależności od potrzeb,
3) w Biuletynie Informacji Publicznej, w zakresie przewidzianym odrębnymi przepisami,
4) na tablicach informacyjnych umieszczonych na terenie uczelni,
5) poprzez pocztę elektroniczną,
6) serwis aktualnych wydarzeń wysyłany jest do lokalnych mediów,
7) poprzez niezależne media lokalne, regionalne i ogólnopolskie oraz agencje informacyjne.

§ 2
1. Celem procedury  jest przekazywanie aktualnych  informacji, w szczególności o:
1) planach i zamierzeniach, programach,  majątku uczelni, o wynikach ankiet i innych form badania jakości funkcjonowania organów i działów uczelni,
2) działalności Senatu, Rektora jako organu i innych działów uczelni  oraz istotnych rozstrzygnięciach i decyzjach dotyczących funkcjonowania uczelni,
3) promocji i rozwoju  Uczelni oraz innych wiadomości
2. Udostępniana informacja powinna być zredagowana w taki sposób, aby była:
1) zrozumiała,
2) nie ujawniała treści chronionych innymi przepisami,
3) pozbawiona trudnych, specjalistycznych zwrotów,
4) pozbawiona komentarza o charakterze politycznym,
5) powinna dotyczyć w szczególności informacji o planowanych działaniach i  wydarzeniach.
3. Kierownicy wszystkich działów, Dyrektorzy Instytutów oraz Dyrektor ASP, samorząd studencki i uczniowski mają obowiązek przygotowywać i przekazywać wszelkie  informacje na temat aktualnych wydarzeń i spraw,  oraz o planach na przyszłość,  zapowiedzi ważnych wydarzeń, relacje, ogłoszenia. Powyższe informacje należy  przekazać w zakresie i terminie określonym w rozdz. II i III w wersji elektronicznej. Przekazywane informacje będą umieszczane w e-biuletynie Informacyjnym, oraz na bieżąco na stronach internetowych.
4. Informacji dotyczącej działalności organów  i funkcjonowania PWSIiP w Łomży udzielają dziennikarzom:
1) o funkcjonowaniu organów wybieralnych  i innych uczelni – Prorektor ds. Dydaktyki i Spraw Studenckich,
2) o funkcjonowaniu działów i Instytutów -  Dyrektorzy, kierownicy działów i pracownicy na samodzielnych stanowiskach, w odniesieniu do spraw objętych ich zakresem czynności.
5. Rektor  umożliwia dziennikarzom swobodne zbieranie opinii i informacji wśród pracowników uczelni.
6. Pracownicy uczelni udzielający dziennikarzom informacji, winni uwzględniać  wymogi związane z obowiązkiem ochrony danych wynikającym z przepisów prawa.
7. Właściwi rzeczowo pracownicy obowiązani są  przygotowywać Rektorowi pisemne, merytoryczne stanowisko w sprawie krytycznych publikacji na temat działalności uczelni.

§ 3
1. Wprowadza sie jednolite oznakowanie uczelni, którego  elementami są:
1) tablica informacyjna na parterze obiektu głównego, zawierająca nazwy stanowisk  oraz numery pokoi,
2) tabliczki informacyjne umieszczone na drzwiach pokoi, zawierające: numer pokoju, nazwę stanowiska, imię i nazwisko pracownika,
3) tablice informacyjno-problemowe oraz poglądowe.
4) Inne materiały i tablice promocyjne i reklamowe.

§ 4
Osobą odpowiedzialną za koordynacje spraw związanych z przygotowaniem i przekazywaniem informacji oraz ich aktualizację w  PWSIiP w Łomży jest Stanowisko ds. Promocji i Informacji oraz osoba wyznaczona w  ASP przy PWSIiP w Łomży.

II. ZASADY  TWORZENIA I AKTUALIZACJI  Stron WWW  PWSIiP w Łomży

Postanowienia ogólne
§ 1
1. Zasady dotyczą jednostek PWSIiP w Łomży (instytuty, inne), ASP przy PWSIiP w Łomży, organizacji i stowarzyszeń działających na terenie PWSIiP w Łomży , które chcą umieścić lub podłączyć własny serwis informacyjny do oficjalnych, uczelnianych stron WWW PWSIiP w Łomży.
2. Zasady dotyczą wszystkich serwerów WWW posiadających adres w domenie pwsip.edu.pl oraz mających związek z PWSIiP w Łomży.
3. Redakcja Serwisu jest odpowiedzialna za koordynację całej zawartości serwisu WWW, w tym za jej strukturę, funkcjonalność, spójność, estetykę, rozwiązania graficzne oraz za zgodność zamieszczonych informacji z przepisami prawa i dobrem uczelni.
4. Za poprawne działanie informatyczne stron WWW i bezpieczeństwo informacji, zarówno ogólnoinformacyjnych jaki prywatnych, odpowiada wyznaczany przez Rektora pracownik  sprawujący opiekę techniczną nad serwisem WWW, zwany administratorem technicznym.

§ 2
1. Administrowanie serwisem z upoważnienia  Rektora sprawuje Redakcja Serwisu w składzie określonym  zarządzeniem Rektora oraz pracownicy DSKiT.
2. Do obowiązków Redakcji Serwisu należy dbanie o sprawne funkcjonowanie witryny internetowej uczelni, aktualizacja ogólnych informacji dotyczących  PWSIiP w Łomży nieprzypisanych innym jednostkom.
3. W przypadku zamieszczenia na podstronie informacji o treści niezgodnej z przepisami prawa, w szczególności w zakresie ochrony praw autorskich, ochrony danych osobowych i innych dóbr osobistych oraz naruszających dobro uczelni, Redakcja Serwisu ma obowiązek niezwłocznie powiadomić o tym fakcie osobę odpowiedzialną merytorycznie za zawartość informacji ukazujących się na tej podstronie. Po powiadomieniu wadliwa informacja powinna być usunięta lub skorygowana.

§ 3
Pracownicy mają obowiązek przesyłać na adres e-mailowy Redakcji Serwisu służbowe dane kontaktowe: tytuł, imię i nazwisko, stanowisko, funkcja, jednostka organizacyjna, numer telefonu, adres e-mail, w celu bieżącego aktualizowania informacji w wyszukiwarce pracowników uczelni.

§ 4
1. Redaktorzy poszczególnych podstron zobowiązują się do:
1) przestrzegania obowiązujących przepisów prawa, Regulaminu Sieci Komputerowej oraz Statutu PWSIiP w Łomży,
2) nieumieszczania na podstronach jakichkolwiek materiałów lub przekazów niezgodnych z przepisami prawa, w szczególności w zakresie ochrony praw autorskich, ochrony danych osobowych i innych dóbr osobistych oraz naruszających dobro uczelni,
3) na bieżąco uzupełniać i aktualizować informacje oraz służbowe dane kontaktowe:
a) adres i skład osobowy jednostki, numer telefonu, adres e-mail oraz terminy konsultacji nauczycieli akademickich.

Zakładanie serwisu WWW
§ 5
1. Każda jednostka PWSIiP w Łomży może posiadać własną stronę WWW na serwerze uczelnianym.
2. Jednostki posiadające własną stronę internetową zobowiązane są do zarejestrowanie się w bazie posiadaczy stron PWSIiP w Łomży.
3. Rejestracji dokonuje zgodnie z zarządzeniem Rektora.

Zawartość serwisu PWSIiP w Łomży
§ 6
1. Za zawartość stron, zarówno ogólnoinformacyjnych jak i prywatnych (np. pracowniczych), znajdujących się na serwerze WWW, odpowiada pracownik sprawujący merytoryczną opiekę nad serwisem WWW.
2. W przypadku strony ogólnouczelnianej jest to Stanowisko ds. Promocji i  Informacji, w przypadku stron jednostek PWSIiP w Łomży jest to osoba wyznaczona przez Dyrektora/kierownika jednostki PWSIiP w Łomży, zwana redaktorem.
3. Wyznaczona osoba jest odpowiedzialna za treść umieszczanych informacji, a za obsługę techniczną strony odpowiedzialny jest pracownik DSKiT lub inna wyznaczona osoba.

§ 7
1. Serwis WWW musi zawierać w szczególności następujące informacje:
1) dane o władzach – dwie wersje językowe: polska i angielska,
2) informacje o komórce obsługującej kierownictwo jednostki - sekretariat, dziekanat (adres, numery telefonów, faksów, e-mail). – wersje: polska i angielska,
3) informacje o strukturze jednostki – spis instytutów, zakładów itp. – wersje: polska i angielska,
4) zasady rekrutacji.
2. Serwis WWW jednostek dydaktycznych powinien także zawierać:
1) strukturę jednostki – instytutu, katedry, zakładu itp.,
2) spis pracowników wraz z adresem poczty elektronicznej i telefonem,
3) informacje o badaniach naukowych,
4) informacje o konferencjach,
5) informacje o studiach,
3. Serwis WWW komórki administracyjnej powinien także zawierać szczegółowy zakres działania komórki.
4. Na podstronach pozostałych jednostek uczelni zaleca się zamieszczenie następujących informacji:
1) dane o kierownictwie jednostki,
2) dane kontaktowe: adres, telefon, fax, e-mail,
3) informacje o strukturze jednostki,
4) spis pracowników wraz z danymi kontaktowymi,
5) opis działalności i inne informacje.
5. Zaleca się rozszerzanie serwisu WWW o:
1) historię jednostki,
2) informacje dotyczące spisu zajęć (najlepiej wraz z ich krótkim opisem),
3) wykaz periodyków wydawanych przez jednostkę,
4) prywatne strony pracowników wraz z dorobkiem naukowym (po uzyskaniu pisemnej zgody pracownika na umieszczenie strony w Internecie);
5) linki do innych jednostek naukowych/badawczych związanych z jednostką,
6) linki do współpracujących jednostek zagranicznych.

§ 8
1. Zabrania się umieszczania na stronach serwisu WWW:
1) reklam i innych treści o charakterze komercyjnym (z wyjątkiem sponsoringu),
2) pornografii,
3) wulgaryzmów,
4) treści naruszających obowiązujące prawo,
5) odnośników do stron zawierających powyższe treści,
6) materiałów stanowiących przedmiot prawa autorskiego, jeżeli ich autor nie jest znany lub nie wyraził pisemnej zgody na ich zamieszczenie lub z umów zawartych z  uczelnią zgoda taka nie wynika,
7) skryptów i programów nadmiernie obciążających serwer,
8) oprogramowania nielegalnego, oprogramowania służącego do naruszania zabezpieczeń oraz innych podobnych działań,
9) danych osobowych, w sposób niezgodny z ustawą o ochronie danych osobowych  oraz z zarządzeniem  Rektora  w sprawie ochrony danych osobowych i baz danych w systemach informatycznych uczelni.

§ 9
1. Informacje zawarte na stronie głównej „Aktualności” przygotowywane są na podstawie materiałów przekazywanych od zainteresowanych jednostek, pracowników, organizacji studenckich, organizatorów danego wydarzenia bądź informacji udostępnionych w mediach przez Redakcję Serwisu.
2. Zaleca się, aby materiały przeznaczone do umieszczenia w „Aktualnościach” spełniały poniższe kryteria:
1) aktualności przeznaczone na stronę główną powinny zawierać następujące informacje: nazwa wydarzenia, miejsce, termin, organizator i kontakt, uczestnicy, krótki opis oraz inne szczegóły,
2) zdjęcia lub inne pliki graficzne (np. logo organizacji) powinny być zapisane w formacie jpg oraz przesłane jako załącznik do e-maila (nie należy ich wstawiać w plik tekstowy),
3) załączniki, jakie mają być zamieszczane w formie plików do pobrania, powinny być zapisane w jednym z formatów: doc, txt, jpg, xls, pdf i wysłane jako załączniki do emaila,
4) zaleca się, aby tekst aktualności napisany był czcionką Arial, rozmiar 12, kolor czarny na białym tle; dopuszcza się, w rozwinięciu tekstu dla wyróżnienia nazwy lub wybranego fragmentu, użycia innego koloru czcionki.
3. Wszystkie materiały należy przesłać do Redakcji Serwisu w wersji elektronicznej.
4. Redakcja Serwisu odpowiada za zgodność danych prezentowanych w głównym serwisie internetowym  z danymi dostarczonymi w formie elektronicznej przez osoby uprawnione lub upoważnione. Redakcja Serwisu nie odpowiada za niezgodność tych danych ze stanem faktycznym, a także za treści publikowane w serwisach własnych jednostek.
5. Redakcja Serwisu ma prawo dokonywać zmian redakcyjnych przekazywanych treści, w tym skrótów, po uprzedniej konsultacji w z autorem informacji.
6. W przypadku publikacji materiałów objętych ochroną prawa autorskiego wymagane jest oświadczenie na piśmie osoby zlecającej ich publikację o tym, że publikacja przedmiotowych materiałów w serwisie internetowym uczelni nie narusza osobistych i majątkowych praw autorskich osób trzecich.
7. Zamieszczanie innych zdjęć niż pochodzących z archiwum uczelni wymaga podania nazwiska autora zdjęć i uzyskania zgody na ich publikację.
8. Materiały przeznaczone do publikacji w „Aktualnościach” muszą być  oparte na prawdziwych i obiektywnie sprawdzalnych faktach.
9. Wymagania formalne:
1) polskie znaki diakrytyczne - standard kodowania UTF8,
2) strony jednostek powinny posiadać dowiązanie (link) do głównej, uczelnianej strony WWW.

Nadzór i sankcje związane z naruszeniem Regulaminu

§ 10
1. Nadzór nad przestrzeganiem niniejszego Regulaminu sprawuje  Kanclerz PWSIiP w Łomży.
2. Rektor, Kanclerz  ma prawo stosować wobec użytkownika/jednostki, który dopuścił się naruszenia regulaminu:
1) ustnego upomnienia,
2) pisemnego ostrzeżenia,
3) zablokowania działania serwisu WWW do czasu wyjaśnienia sprawy,
4) usunięcie wpisu w systemie  DNS-ie.
3.  W przypadku naruszenia § 4 i 8 następuje natychmiastowe zablokowanie serwisu WWW.
4. W przypadku naruszenia § 4 i 8 o nałożenie sankcji opisanych w ust. 2 wnioskuje Kierownik DSKiT lub osoba odpowiedzialna za funkcjonowanie Strony WWW  do Rektora lub Kanclerza.
5. Użytkownik, który dopuścił się naruszenia regulaminu lub/oraz innych powszechnie obowiązujących przepisowa prawa, zobowiązany jest do złożenia Rektorowi lub Kanclerzowi pisemnych wyjaśnień, w terminie 7 dni od dnia otrzymania wezwania. Nie złożenie wyjaśnień w terminie powoduje zablokowanie serwisu do czasu ich złożenia.
6. Od decyzji o zablokowaniu serwisu WWW użytkownikowi przysługuje prawo wniesienia odwołania. Odwołanie wnoszone jest do Rektora lub Kanclerza i powinno zawierać w szczególności wyjaśnienie okoliczności naruszenia regulaminu lub/oraz innych powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
7. Rektor lub Kanclerz rozpatruje odwołanie w terminie 14 dni kalendarzowych od daty jego wpływu. Brak odpowiedzi w w/w terminie oznacza, iż sankcja została utrzymana.
8. Zastosowanie sankcji, o których mowa w ust. 2 nie zwalnia użytkownika z odpowiedzialności wynikającej z odrębnych przepisów, w szczególności z kodeksu karnego oraz Regulaminu  Sieci Komputerowej PWSIiP w Łomży.
9. Kierownik DSKiT  wprowadza sankcje,  niezwłocznie po otrzymaniu pisemnej dyspozycji Rektora lub  Kanclerza o ich nałożeniu.


III.    ZASADY PUBLIKOWANIA INFORMACJI W BIULETYNIE INFORMACJI PUBLICZNEJ PWSIiP w Łomży

Postanowienia ogólne
§ 1
1. Dostęp do BIP PWSIiP uzyskuje się ze strony Uczelni lub pod adresem  www.pwsip.edu.pl/bip.
2. Zakres przedmiotowy informacji do BIP PWSIiP określa „Wykaz informacji w BIP” stanowiący załącznik A.
3. Użyte w regulaminie określenia oznaczają:
1) uczelnia – Państwowa Wyższa Szkoła Informatyki i Przedsiębiorczości w Łomży
2) kierownik jednostki - kierownika jednostki organizacyjnej administracji, osoby na samodzielnych stanowiskach, których przedmiot działania obejmuje informacje publiczne,
3) realizator - wyznaczonego przez kierownika jednostki pracownika odpowiedzialnego za dostarczanie informacji publicznej do BIP PWSIiP,
4) redaktor BIP PWSIiP - pracownika wyznaczonego przez Rektora,
5) koordynator – pracownika na Stanowisku Organizacji i Zarządzania
6) administrator serwerów BIP PWSIiP - pracownika właściwej jednostki organizacyjnej odpowiedzialnego za prawidłowe działanie i bezpieczeństwo zasobów sprzętowych i systemu operacyjnego,
7) administrator systemu BIP PWSIiP – pracownika właściwej jednostki organizacyjnej odpowiedzialnego za tworzenie, modyfikację i bieżącą obsługę systemu BIP PWSIiP,
8) metryczka – informację w formie tabeli zawierającej: nazwę jednostki w której informacja została wytworzona, tożsamość osoby, która odpowiada za wytworzoną informację, datę wytworzenia i czas udostępniania informacji oraz tożsamość osoby która opublikowała informację.

Zasady i tryb publikowania informacji
§ 2
1. W BIP PWSIiP realizowana jest zasada zamieszczania treści dokumentów z danej jednostki organizacyjnej na stronach BIP PWSIiP, które stanowią informację publiczną podlegającą publikacji, oraz załączników, którymi są pliki elektroniczne zawierające obraz dokumentu zapisane w formacie JPG, PDF oraz treść w formie tekstowej.
2. Realizator przygotowuje do przesłania drogą elektroniczną redaktorowi BIP PWSIiP treść dokumentu wraz z metryczką i załącznikami.
3. Dokument przygotowany do zamieszczenia na stronie BIP PWSIiP wymaga pisemnego zatwierdzenia przez kierownika jednostki.
4. Treść dokumentu przesłanego do zamieszczenia na BIP PWSIiP oraz dołączana do niego karta informacyjna, sporządzona według wzoru stanowiącego załącznik nr 2, przechowywana jest w jednostce organizacyjnej, w której została wytworzona.
5. Przesłana od realizatora treść dokumentu jest zamieszczana na stronach BIP PWSIiP przez redaktora BIP PWSIiP.
6. Każdy publikowany dokument, oraz każda strona WWW BIP PWSIiP, zawiera informacje o osobie, która ją wytworzyła i za nią odpowiada.
7. Każdy publikowany w BIP PWSIiP dokument, każda strona, zawiera także informacje o dacie publikacji oraz o czasie i zakresie wprowadzenia zmian, a także o czasie ważności / aktualności danej publikacji i nazwisko osoby publikującej.
8. Informacja publiczna na stronach BIP PWSIiP pochodzi bezpośrednio od pracownika uczelni - realizatora, który ją wytworzył.

Zadania w zakresie publikowania informacji
§ 3
1. Kierownik jednostki organizacyjnej, zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej, sprawuje formalny i merytoryczny nadzór nad przygotowaniem przez realizatora treści dokumentów do BIP PWSIiP oraz aktualnością treści już zamieszczonych w BIP PWSIiP.
2. Do zadań kierownika jednostki organizacyjnej należy w szczególności:
1) zatwierdzanie przygotowanych treści dokumentów do zamieszczenia w BIP PWSIiP, poprzez podpisanie karty informacji do BIP PWSIiP,
2) określanie czasu ważności publikowanej treści informacji,
3) monitorowanie prawidłowości wypełniania treścią stron BIP PWSIiP przydzielonych danej jednostce organizacyjnej według wykazu informacji w BIP PWSIiP,
4) kierownik jednostki organizacyjnej lub upoważniony przez niego pracownik podczas zatwierdzania stron dysponuje następującymi możliwościami wyboru: zatwierdzenia i publikacji, skierowania do poprawy przez realizatora, odrzucenia, edycji z możliwością określenia czasu ważności dokumentu lub strony WWW.
5) współpraca z redaktorem BIP PWSIiP w procesie tworzenia nowych układów stron BIP PWSIiP.
3. Kierownik jednostki organizacyjnej może udzielić upoważnienia do wykonywania zadań wymienionych w ust. 2 innemu  pracownikowi. O udzielonym upoważnieniu oraz zmianach w jego zakresie powiadamia redaktora BIP PWSIiP.
4.  W odniesieniu do pracowników  uczelni zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach pracy, zadania kierownika jednostki organizacji wewnętrznej wykonuje  jego bezpośredni przełożony.

§ 4
1. Redaktor BIP PWSIiP ponosi odpowiedzialność za dotrzymanie standardu struktury strony podmiotowej BIP PWSIiP w postaci szablonów stron WWW przeznaczonych do wypełnienia treścią oraz za określenie kształtu szablonów stron edycyjnych BIP PWSIiP, a także za projektowanie nowych układów szablonów tych stron.
2. Przekazuje ministrowi właściwemu ds. administracji publicznej informacje niezbędne do zamieszczenia na stronie głównej Biuletynu – www.bip.gov.pl oraz powiadamia go o zmianach w treści tych informacji.
3. Do zadań redaktora BIP PWSIiP należy w szczególności:
1) zamieszczanie na stronach BIP PWSIiP otrzymanych informacji w miejscach wskazanych przez realizatorów,
2) przygotowywanie i publikacja informacji przetworzonych, po uzgodnieniu z koordynatorem,
3) zapoznanie realizatorów z metodyką publikowania danych w BIP PWSIiP oraz przeprowadzenie szkoleń w tym zakresie,
4) przyjmowanie uwag i wniosków dotyczących stron BIP PWSIiP oraz rozstrzyganie o konieczności tworzenia nowych układów stron w BIP PWSIiP,
5) rozstrzyga niejasności dotyczące konieczności tworzenia nowych układów stron w BIP PWSIiP wynikających z ustawy  o dostępie do informacji publicznej oraz rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji  w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej, a także projektuje układy szablonowe tych stron,
6) przygotowuje projekty zmian BIP PWSIiP,
7) odpowiada za zapoznanie wszystkich pracowników z metodologią publikowania danych w BIP PWSIiP oraz z powyższym regulaminem,
8) dba o właściwe wypełnienie treścią BIP PWSIiP przez realizatorów,
9)  przyjmuje wszystkie uwagi, wnioski dotyczące konieczności tworzenia nowych układów stron w BIP PWSIiP wynikających z ustawy o dostępie do informacji publicznej oraz rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej.

§ 5
Do zadań realizatora należy w szczególności:
1) przygotowanie treści dokumentów na stronę BIP PWSIiP oraz formatowanie przygotowanych tekstów zgodnie z wytycznymi redaktora i administratora strony BIP PWSIiP,
2) sporządzanie karty informacyjnej do BIP PWSIiP oraz archiwizacja zgodnie z § 2 ust. 4,
3) dostarczanie do redaktora BIP PWSIiP drogą elektroniczną przygotowanej informacji w celu publikacji w BIP PWSIiP,
4) dokonywanie na wniosek kierownika jednostki zmian w treści zamieszczonych informacji i przesyłanie ich do redaktora BIP PWSIiP.

§ 6
1. Realizator odpowiada za publikacje informacji, w tym o zadaniach lub o procedurach oraz o stanie procedur zgodnie z zakresem własnych czynności służbowych, a także innych, wskazanych przez kierownika jednostki organizacyjnej a w przypadku pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach pracy – pracownik.
2. Realizator przygotowuje dane do publikacji poprzez wypełnienie przyznanych mu edycyjnych stron WWW po uprzednim zalogowaniu się na tych stronach.
3. Realizator zobowiązany jest do dokonywania poprawek treści tych stron, które zostały wskazane do poprawy (wyszczególnionych na głównej stronie edycyjnej realizatora) przez kierownika jednostki organizacyjnej oraz jest zobowiązany ponownie wysłać je do zatwierdzenia.
4. Realizator odpowiedzialny jest za przygotowywanie aktualizacji publikowanych informacji oraz za stałe wprowadzanie informacji o stanie realizacji procedur urzędowych, które realizuje.
5. Realizator odpowiada za właściwe formatowanie tekstów publikowanych informacji zgodnie z wytycznymi.

§ 7
Do zadań administratora serwerów BIP PWSIiP należy w szczególności:
1) dbanie o rozwiązania chroniące strony BIP PWSIiP przed celowym spowolnieniem lub uniemożliwieniem dostępu do zasobów tych stron, zapewnianie warunków nieprzerwanego i bezpiecznego funkcjonowania serwera i posadowionego na nich Biuletynu, zgodnie z wytycznymi zawartymi w Polityce Bezpieczeństwa Informacji,
2) stałe monitorowanie funkcjonowania serwera głównego i zapasowego, a w przypadku awarii serwera głównego niezwłoczne uruchamianie działanie serwera zapasowego z jednoczesnym powiadomieniem redaktora BIP PWSIiP,

§ 8
Do zadań administratora systemu BIP PWSIiP należy w szczególności:
1) kontrolowanie w każdy dzień powszedni dziennika zmian zawartości Biuletynu przy pomocy odpowiedniego narzędzia utrwalającego dokonane zmiany,
2) stworzenie przy współpracy z redaktorem BIP PWSIiP nowego systemu do obsługi BIP PWSIiP, o ile zachodzi taka konieczność,
3) dokonywanie na wniosek redaktora BIP PWSIiP modyfikacji systemu mających na celu poprawę jego funkcjonalności, a także czytelności i przejrzystości strony BIP PWSIiP,
4) przydzielanie w porozumieniu z redaktorem BIP PWSIiP osobom upoważnionym identyfikatorów oraz ustalanie i nadzorowanie zasad zmiany haseł dostępowych, a także prowadzenie i stałe aktualizowanie rejestru czynnych identyfikatorów,
5) dbanie o spełnianie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych.
 
Załącznik nr A
Wykaz oraz zasady przekazywania informacji zamieszczanych w Biuletynie Informacji Publicznych

§ 1
1. Wyznacza się następujące jednostki organizacyjne odpowiedzialne za udostępnianie:
1) informacji o statusie prawnym i formie prawnej (ustawa o utworzeniu uczelni, Statut z załącznikami) – Sekretariat  Rektora,
2) informacji o organach i osobach sprawujących funkcje w PWSIiP w Łomży i ich kompetencjach (kompetencje Rektora i Prorektorów, zarządzenia i decyzje Rektora, skład Senatu, terminy posiedzeń Senatu, uchwały Senatu, protokoły z posiedzeń Senatu, stanowiska i opinie Senatu, komisje senackie i ich skład osobowy, komisje uczelniane i ich skład osobowy, pozostałe komisje i ich skład osobowy, regulamin senatu, sprawozdanie roczne Rektora, protokoły pokontrolne) - Sekretariat Rektora,
3) informacji o organach i osobach sprawujących w nich funkcje i ich kompetencjach (Kanclerz i jego kompetencje, zarządzenia i decyzje Kanclerza) – Sekretariat Kanclerza,
4) informacji o organach i osobach sprawujących w nich funkcje i ich kompetencjach (Dyrektorzy Instytutów, skład osobowy, terminy posiedzeń, protokoły) – odpowiedzialne za ich działalność  stanowiska,
5) informacje o poszczególnych jednostkach organizacyjnych (nazwa jednostki i jej struktura, adresy, telefony, adresy mailowe, adres strony WWW, pełna informacja o składzie osobowym jednostki) – poszczególne jednostki organizacyjne i osoby na samodzielnych stanowiskach,
6) informacja o strukturze PWSIiP w Łomży (struktura, Regulamin organizacyjny, regulaminy biblioteki, Regulamin pracy  oraz ich zmiany) – Dział Zarządzania Kadrami, Biuro Prawne, Dyrektor Biblioteki i inne odpowiedzialne za te obszary stanowiska,
7) informacji o działalności PWSIiP w Łomży (strategia, sprawozdanie roczne Rektora) – Sekretariat Rektora,
8) informacja o współpracy międzynarodowej -  Dział Współpracy z Zagranicą,
9) informacje o badaniach (finansowanie badań, konferencje i sympozja naukowe, oferta technologiczno-usługowa,  Dni Nauki, raporty z badań, wykłady otwarte), współpracy z gospodarką – Prorektor ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą, Dział Współpracy z Gospodarką.
10)  informacje o rekrutacji (oferta kształcenia, zasady przyjmowania na studia) –  Dział Spraw Studenckich i Dział Kształcenia,
11) informacje o studiach i kierunkach kształcenia (akredytacje – sekretariat Rektora, kalendarz roku akademickiego, opłaty za studia, wykaz organizacji studenckich, rada uczelniana samorządu studenckiego, regulaminy studiów, regulamin akademików) -  Dział Kształcenia i Dział Spraw Studenckich, Kierownik DS, Dyrekcja ASP
12) informacje o pomocy materialnej (regulamin pomocy materialnej, komisje stypendialne, rodzaje stypendiów, zapomogi, dopłaty do zakwaterowania) –Dział Spraw Studenckich,
13) informacje o zamówieniach publicznych – Dział Zamówień Publicznych,
14) informacje o prowadzonych rejestrach, ewidencjach, archiwach oraz sposobach i zasadach udostępniania danych w nich zawartych - poszczególne jednostki organizacyjne, informacji na temat majątku  i aktualnych danych (adres, NIP, regon, sprawozdanie finansowe, plan rzeczowo-finansowy) – Kwestura,
15) informacje dotyczące BIP PWSIiP (dane o redakcji, instrukcja korzystania ze strony, informacja o sposobie dostępu do strony) – Redakcja BIP PWSIiP.
 
§ 2
1. Wykaz informacji, które należy zamieścić i na bieżąco aktualizować na stronie BIP PWSIiP:
1) Statut i podstawa prawna na jakiej działa uczelnia,
2) struktura organizacyjna uczelni,
3) informacje o władzach uczelni i zakresie ich kompetencji,
4) majątek uczelni,
5) wewnętrzne akty normatywne,
6) informacje o organizowanych przetargach,
7) bieżące informacje o działalności władz uczelni i poszczególnych działów.
 
§ 3
1. Przygotowanie i obieg dokumentów, które mają być zamieszczone na stronie BIP PWSIiP:
1) wszelkie informacje i dokumenty przekazywane są w postaci elektronicznej i w postaci wydruku papierowego podpisanego przez właściwą osobę,
2) każda informacja, która ma być zamieszczona w Biuletynie, jest przekazywana przez poszczególne jednostki organizacyjne  w ciągu następnego dnia roboczego po zdarzeniu - podjęciu określonej decyzji,
3) przekazane informacje są umieszczane  na stronie BIP PWSIiP w ciągu kolejnego dnia roboczego za pośrednictwem osoby upoważnionej przez Rektora do dokonywania zmian,
4) dokumenty elektroniczne są przekazywane w następujących formatach: pliki tekstowe Word lub Excel, pliki graficzne w formatach z rozszerzeniami: jpg, doc, docx lub gif,
2. Decyzję o zamieszczeniu informacji w BIP PWSIiP podejmuje redaktor BIP PWSIiP.
3. Dział Systemów Komputerowych i Telekomunikacyjnych określa procedury aktualizacji danych w systemie  BIP PWSIiP i wymagania związane z zabezpieczeniem posiadanych danych .

§ 4
1. Wszelkie wewnętrzne akty prawne - uchwały, zarządzenia, zmiany, aneksy, pisma okólne, pisma wg rozdzielnika itp., oraz inne informacje skierowane do ogółu społeczności akademickiej, będą zamieszczane na stronie BIP PWSIiP uczelni.
2. Ustala się terminy przekazywania informacji do serwisu odpowiednio za okres:
1) na początku każdego semestru,
2) po wyborach, z korektą na koniec roku kalendarzowego.
3) doraźnie, po wydaniu każdego normatywnego aktu wewnętrznego i po każdej zmianie.


Załącznik  
KARTA INFORMACJI do BIP
 
    ……………………………….                  ……..…………
Nazwa Jednostki Organizacyjnej                  (skrót oznaczenia )
data przekazania do publikacji: ……………………………………
 
Tytuł informacji (czego dotyczy):
Czas udostępnienia informacji (data):
 
Od ………….……200…. r. Do ………..……… 200…..r.
Miejsce publikacji informacji na stronie BIP:
Osoba/jednostka wytwarzająca informację publiczną :
Imię: …………………………………..………………..
Nazwisko: ……………………………………………...
………………………………….
podpis
Osoba odpowiedzialna za treść informacji na BIP:
Imię: ……………………………………………...….…
Nazwisko: ……………………………………..……….
……………………………………………..
podpis
 
Akceptacja kierownika
komórki organizacyjnej
………………………………….
(pieczątka i podpis)
UWAGI:
 
 
Informacje o dokumencie:
Jednostka:    Wytworzył:
    Opublikował:

Data wytworzenia:
    Data publikacji:
    Data aktualizacji:

Liczba wyświetleń:    Historia aktualizacji
Drukuj ten dokument