Zarządzenie Rektora PWSIiP w Łomży nr 42/11 w spr.: powołąnia Komisji do dokonania przeglądu dokumentów zawierających informacje niejawne...

Zarządzenie  nr 42/11
Rektora Państwowej Wyższej Szkoły Informatyki i Przedsiebiorczości w Łomży
z dnia,  25 sierpnia   2011 r.

w sprawie:  powołania Komisji do dokonania przeglądu dokumentów zawierających informacje niejawne w PWSIiP w Łomży oraz dokonania czynności związanych z likwidacją Kancelarii Tajnej

Na podstawie § 30 ust 1 Statutu PWSIiP w Łomży, w związku  art. 6 ust. 4 oraz art. 181 ust. 1 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2010 r. Nr 182, poz. 1228)
zarządza się co następuje:

§ 1
1. Z uwagi na zmianę z dniem 1 stycznia 2011 r. przepisów o ochronie informacji niejawnych postanawiam dokonać likwidacji Kancelarii Tajnej w PWSIiP w Łomży.
2. Prowadzenie ewidencji materiałów niejawnych oraz wszelkich spraw związanych z rejestrowaniem, wydawaniem dokumentów niejawnych powierzam pracownikowi  Archiwum, posiadającemu stosowne uprawnienia dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „ZASTRZEŻONE”. któremu powierzono w zakresie czynności prowadzenie Punktu Przetwarzania Informacji Niejawnych (PPIN)
3. PPIN prowadzi  sprawy z zakresu ochrony informacji niejawnych w PWSIiP w Łomży.

§ 2
Celem dokonania przeglądu dokumentacji niejawnej zgromadzonej w PWSIiP w Łomży., powołuję Komisję w składzie:
Przewodniczący: - Andrzej MOJSKI
Członkowie: Natalia CHOLEWICKA, Alicja TURKOWSKA

§ 3
Komisja dokona przeglądu:
1. wszystkich dokumentów niejawnych i dokona sprawdzenia kompletności stanu ewidencyjnego i stanu faktycznego, w tym również stanu pieczęci i stempli,
2. dokumentów niejawnych zgromadzonych w uczelni pod względem klasyfikacji archiwalnej:
1) dokumenty posiadające wartość archiwalną, dla których minął ustawowy okres ochrony, zakwalifikuje do przekazania do archiwum uczelnianego po uprzednim przedłożeniu Rektorowi do zatwierdzenia,
2) dokumenty nieposiadające wartości archiwalnej, dla których minął ustawowy okres ochrony, oraz inne spełniające wymogi do zniszczenia,  zakwalifikuje do zniszczenia z uwzględnieniem obowiązujących przepisów.

§ 4
1. Komisja sporządzi spis dokumentów niearchiwalnych, dla których minął ustawowy okres ochrony, zakwalifikowanych do zniszczenia.
2. Spis powinien zawierać:
1) nazwę i adres jednostki organizacyjnej,
2) datę sporządzenia spisu,
3) stwierdzenie, że dokumentacja utraciła praktyczne znaczenie dla potrzeb komórki organizacyjnej,
4) imiona i nazwiska oraz stanowiska służbowe osób dokonujących powyższego stwierdzenia,
5) dla każdej pozycji ze spisu co najmniej:
-liczbę porządkową,
- oznaczenie kancelaryjne jeśli było stosowane,
- tytuł sprawy wraz z wykazem dokumentów w sprawie (numer dokumentu i numer z dziennika korespondencyjnego, pod którym dany dokument był zarejestrowany oraz czego dotyczył),
- roczne daty końcowe w obrębie pozycji spisu lub określenie daty sporządzenia tego dokumentu,
- określenie kategorii archiwalnej wymaganej dla danego dokumentu,
- ilość teczek, kart (arkuszy) danego dokumentu.

§ 5
Dokumenty zakwalifikowane przez Komisję do zniszczenia zostaną wybrakowane, po uprzednim uzyskaniu zgody Centralnego Archiwum Wojskowego w Warszawie na podstawie spisu wymienionego w § 4.

§ 6
Dokumenty w odniesieniu do których zmieniono klauzulę tajności i które stały się dokumentami jawnymi, ale niekwalifikującymi się do wybrakowania (zniszczenia) po naniesieniu odpowiednich zmian i adnotacji na dokumentach oraz dziennikach ewidencyjnych, należy skompletować w nowych teczkach akt .

§ 7
Dokumenty, w odniesieniu do których klauzula nie została zmieniona, ani też zniesiona – zgromadzić w teczkach akt oraz przechowywać w Punkcie Przetwarzania Informacji Niejawnych.

§ 8
Komisja przeprowadzi czynności wymienione w § 3 - § 7, w nieprzekraczalnym terminie do 5 września 2011 r.

§ 9
Komisję zobowiązuję do opracowania sprawozdania z dokonanych czynności w terminie 14 dni od daty zakończenia pracy Komisji, jednak nie później niż do dnia 22 września 2011 r.

§ 10
Nadzór nad skuteczną realizacją niniejszego zarządzenia powierzam Pełnomocnikowi ds. Ochrony Informacji Niejawnych.

§ 11
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Rektor
(-) dr hab. Robert Charmas, prof. PWSIiP